Entsendung von EU-/EWR-Staaten und Schweiz nach Österreich

Entsendung von EU-/EWR-/Schweiz nach Österreich bedeutet, dass ein Unternehmen mit Sitz in einem EU-, EWR-Staat oder in der Schweiz seine Arbeitnehmer vorübergehend nach Österreich schickt, damit sie dort eine konkrete Dienstleistung für einen Auftrag, eine Niederlassung oder im Rahmen einer zulässigen Überlassung erbringen. Das Arbeitsverhältnis zum ausländischen Arbeitgeber bleibt dabei grundsätzlich bestehen. Rechtlich ist entscheidend, dass die Tätigkeit nur zeitlich begrenzt in Österreich ausgeübt wird, die Beschäftigten aber währenddessen dennoch bestimmten zwingenden österreichischen Schutzvorschriften unterliegen. Dazu gehören vor allem Mindestentgelt nach österreichischem Recht bzw. Kollektivvertrag, Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten, Urlaub und Arbeitnehmerschutz.

Eine Entsendung nach Österreich liegt vor, wenn ein ausländisches Unternehmen seine Arbeitnehmer vorübergehend zur Arbeitsleistung nach Österreich entsendet, ohne dass das Arbeitsverhältnis zum Heimatunternehmen endet, und dabei österreichische Mindestarbeitsbedingungen einhalten muss.

Alles zur Entsendung nach Österreich: Voraussetzungen, Meldungen, Kosten, Sozialversicherung und rechtliche Risiken einfach erklärt.
Rechtsanwalt Peter Harlander Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Eine Entsendung ist nur dann tragfähig, wenn die Struktur von Anfang an rechtlich sauber aufgebaut ist.“
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Zulässige Entsendung nach Österreich gem. § 18 AuslBG

Eine zulässige Entsendung nach Österreich setzt voraus, dass mehrere rechtliche Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Unternehmen können ihre Mitarbeiter nicht einfach grenzüberschreitend einsetzen, sondern müssen klare europäische und nationale Vorgaben einhalten. Diese Regeln schützen sowohl den Wettbewerb als auch die Arbeitnehmer.

Im Kern geht es darum, dass die Tätigkeit nur vorübergehend in Österreich erfolgt, während der eigentliche Unternehmenssitz im Ausland bleibt. Gleichzeitig muss die Entsendung tatsächlich eine Dienstleistung darstellen und darf nicht als Umgehung von österreichischen Vorschriften dienen.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer eine Entsendung plant, muss frühzeitig prüfen, ob alle Voraussetzungen sauber erfüllt sind, da bereits kleine Fehler zu hohen Kosten oder Verwaltungsstrafen führen können.

Betriebssitz im Herkunftsstaat

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist der echte Betriebssitz im Herkunftsstaat. Das Unternehmen muss dort tatsächlich wirtschaftlich tätig sein und darf nicht nur auf dem Papier existieren.

Die Behörden prüfen genau, ob das Unternehmen im Ausland eine nennenswerte Geschäftstätigkeit ausübt. Dazu zählen zum Beispiel laufende Projekte, Mitarbeiter vor Ort oder eine funktionierende Organisation. Reine „Briefkastenfirmen“ erfüllen diese Voraussetzung nicht.

Typische Kriterien sind:

Fehlt diese Grundlage, wird die Entsendung oft nicht anerkannt. In der Folge drohen Nachzahlungen bei der Sozialversicherung und Steuern sowie empfindliche Strafen.

Bestehendes Arbeitsverhältnis zum Entsendeunternehmen

Ein weiterer zentraler Punkt ist das bestehende Arbeitsverhältnis zum Entsendeunternehmen. Der Arbeitnehmer bleibt während der gesamten Entsendung bei seinem ursprünglichen Arbeitgeber angestellt.

Das bedeutet konkret: Der Arbeitgeber im Herkunftsstaat behält die Kontrolle über die Tätigkeit. Er zahlt weiterhin das Gehalt und erteilt die wesentlichen Weisungen. Dadurch unterscheidet sich die Entsendung klar von einer Arbeitskräfteüberlassung oder lokalen Anstellung in Österreich.

Wichtige Merkmale sind:

Sobald diese Struktur nicht mehr eingehalten wird, kann die Situation rechtlich anders bewertet werden. Dann greifen möglicherweise strengere Vorschriften, was oft zu zusätzlichen Kosten und rechtlichen Risiken führt.

Gewerberechtliche Anforderungen

Unternehmen müssen bei einer Entsendung nach Österreich auch die gewerberechtlichen Vorschriften beachten. Im Mittelpunkt steht dabei die grenzüberschreitende Dienstleistungserbringung in Österreich. Das bedeutet: Ein Unternehmen darf seine Leistungen zwar vorübergehend in Österreich anbieten, muss dabei aber die österreichischen Regeln für die jeweilige Tätigkeit einhalten.

Entscheidend ist, dass die Dienstleistung rechtmäßig im Herkunftsstaat ausgeübt wird und gleichzeitig in Österreich zulässig ist. Die Behörden prüfen dabei genau, ob die Tätigkeit tatsächlich nur vorübergehend erfolgt und nicht zu einer dauerhaften Niederlassung führt.

In der Praxis sind insbesondere folgende Punkte relevant:

Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, darf die Tätigkeit in Österreich nicht ausüben. Das führt häufig zu Projektstopps, Verzögerungen und zusätzlichen Kosten.

Reglementierte Gewerbe und EWR-Bescheinigung

Bei sogenannten reglementierten Gewerben gelten strengere Anforderungen. Dabei handelt es sich um Tätigkeiten, die in § 94 GewO ausdrücklich aufgezählt sind. Diese gesetzliche Liste legt verbindlich fest, für welche Gewerbe ein Befähigungsnachweis erforderlich ist.

Dazu zählen insbesondere viele handwerkliche und technische Berufe, bei denen besondere Fachkenntnisse notwendig sind. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass Leistungen auch bei grenzüberschreitender Tätigkeit fachlich korrekt und sicher erbracht werden.

Für diese Gewerbe gilt:

Unternehmen aus EU-EWR-Staaten oder der Schweiz können ihre Qualifikation zusätzlich durch eine EWR-Bescheinigung belegen. Diese bestätigt, dass das Unternehmen im Herkunftsstaat zur Ausübung des entsprechenden Gewerbes berechtigt ist.

Fehlt der Befähigungsnachweis oder liegt kein entsprechendes Gewerbe vor, darf die Tätigkeit in Österreich nicht ausgeübt werden. Das führt in der Praxis häufig zu sofortigen Projektstopps und erheblichen Zusatzkosten.

Arbeitsmarktrechtliche Vorgaben

Die arbeitsmarktrechtlichen Vorgaben bestimmen, unter welchen Bedingungen Arbeitnehmer in Österreich eingesetzt werden dürfen. Innerhalb der EU gilt grundsätzlich die Arbeitnehmerfreizügigkeit nach Art .45 AEUV. Für EWR-Bürger und Schweizer bestehen vergleichbare Rechte auf Grundlage des EWR-Abkommens bzw. des Freizügigkeitsabkommens mit der Schweiz. Diese erlaubt es Arbeitnehmern, in einem anderen Mitgliedstaat zu arbeiten, ohne eine klassische Arbeitsbewilligung zu benötigen.

Wichtige Grundsätze sind:

Anders ist die Situation bei Arbeitnehmern aus Drittstaaten. In diesen Fällen gelten strengere Regeln, da die Arbeitnehmerfreizügigkeit nicht greift. Hier ist häufig eine EU-Entsendebestätigung oder zusätzliche Prüfung durch das AMS erforderlich.

EU-Entsendebestätigung durch das Arbeitsmarktservice nach § 18 Abs. 12 AuslBG

Sobald bei einer Entsendung Arbeitnehmer aus Drittstaaten eingesetzt werden, gelten strengere Anforderungen. Das betrifft insbesondere den Fall, dass ein Unternehmen seinen Sitz in einem EU-/EWR-Staat oder in der Schweiz hat, der entsandte Arbeitnehmer jedoch kein EU-/ EWR oder Schweizer Staatsbürger ist.

In dieser Konstellation greift Freizügigkeit nicht für den Arbeitnehmer selbst. Daher ist eine zusätzliche Prüfung erforderlich. Das Arbeitsmarktservice stellt in solchen Fällen eine EU-Entsendebestätigung aus.

Diese bestätigt, dass:

Die Meldung wird in der Regel von der Zentralen Koordinationsstelle an das AMS weitergeleitet. Erst danach prüft die Behörde, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Fehlt diese Bestätigung, darf der Arbeitnehmer in Österreich nicht eingesetzt werden, obwohl das Unternehmen seinen Sitz im EU-/EWR-Raum hat. In der Praxis führt das häufig zu Einsatzverboten, Projektverzögerungen und erheblichen Zusatzkosten.

Aufenthaltsrechtliche Pflichten

Neben Arbeits- und Meldevorschriften müssen Unternehmen auch die aufenthaltsrechtlichen Vorgaben beachten. Die konkrete Ausgestaltung des Aufenthalts richtet sich nach der Richtlinie 2004/38/EG, die in Österreich insbesondere durch das Niederlassungs- und Aufenthaltsgesetz (NAG) umgesetzt wird. Daher benötigen diese Personen kein Visum und keinen klassischen Aufenthaltstitel und dürfen sich bis zu drei Monate ohne besondere Formalitäten in Österreich aufhalten.

Überschreitet der Aufenthalt diese Grenze, greift das unionsrechtliche Aufenthaltsrecht, sodass der Aufenthalt innerhalb von vier Monaten ab Einreise bei der zuständigen Behörde angezeigt und eine Anmeldebescheinigung verpflichtend beantragt werden muss.

Wesentliche Punkte sind:

Auch für Angehörige gelten diese Regelungen:

Anmeldebescheinigung nach § 53 NAG und Art. 8 der Richtlinie 2004/38/EG

Für EU-/EWR-Bürger und Schweizer ist die Anmeldebescheinigung der zentrale Nachweis für einen rechtmäßigen Aufenthalt in Österreich, sobald ein Einsatz länger als drei Monate dauert. Die Grundlage für dieses Aufenthaltsrecht ergibt sich für EU-Bürger aus Art. 8 der Richtlinie 2004/38 EG, die die Ausübung der Freizügigkeit und die Registrierungspflicht bei längerem Aufenthalt regelt. Für EWR-Bürger wird diese Verpflichtung im österreichischen Recht insbesondere durch § 53 NAG umgesetzt.

Der Arbeitnehmer muss seinen Aufenthalt innerhalb von vier Monaten ab der Einreise bei der zuständigen Behörde anzeigen. In diesem Zuge wird die Anmeldebescheinigung ausgestellt, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wesentliche Voraussetzungen sind:

Eng damit verbunden ist der Daueraufenthalt: Nach fünf Jahren durchgehendem und rechtmäßigem Aufenthalt in Österreich erwerben EU-/EWR-Bürger ein dauerhaftes Aufenthaltsrecht. Dieses kann durch eine Bescheinigung des Daueraufenthalts dokumentiert werden und ermöglicht ein unbefristetes Leben und Arbeiten ohne weitere Voraussetzungen. Das Daueraufenthaltsrecht geht verloren, wenn sich die betroffene Person länger als zwei Jahre ununterbrochen außerhalb Österreichs aufhält.

Die Anmeldebescheinigung ist keine Arbeitserlaubnis, sondern ein reiner Aufenthaltsnachweis. Wird sie nicht rechtzeitig beantragt, bleibt der Aufenthalt zwar grundsätzlich bestehen, es drohen jedoch Verwaltungsstrafen und zusätzlicher Aufwand.

Kosten für Aufenthaltstitel

Die Beantragung der aufenthaltsrechtlichen Nachweise ist mit konkreten behördlichen Kosten verbunden, die bei der Planung einer Entsendung berücksichtigt werden müssen.

Typische Kostenpunkte sind:

Wer die Anmeldebescheinigung nicht rechtzeitig beantragt, begeht eine Verwaltungsübertretung. Dies kann zu zusätzlichen Geldstrafen und weiteren Verfahrenskosten führen.

Für Unternehmen ist daher entscheidend, diese Kosten frühzeitig einzuplanen und sicherzustellen, dass alle aufenthaltsrechtlichen Pflichten fristgerecht erfüllt werden, um unnötige Mehrkosten und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Verwaltungsstrafen bei Verstößen

Verstöße gegen aufenthaltsrechtliche Pflichten werden nach dem Niederlassungs- und Aufenthaltsgesetz, insbesondere § 77 NAG, eigenständig sanktioniert. Diese Bestimmungen betreffen vor allem Fälle, in denen EU-/EWR-Bürger oder deren Angehörige ihre Registrierungspflichten nicht erfüllen.

Eine Verwaltungsübertretung liegt insbesondere vor, wenn:

Die gesetzlichen Folgen sind:

Bei schwereren oder wiederholten Verstößen:

Rechtsanwalt Sebastian Riedlmair Sebastian Riedlmair
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Diese Strafen betreffen in der Regel den Arbeitnehmer oder die betroffene Person, können aber auch organisatorische Folgen für das Unternehmen haben.“

Einhaltung der arbeitsrechtlichen Mindestbedingungen

Während der Entsendung müssen Unternehmen zwingend die österreichischen arbeitsrechtlichen Mindestbedingungen einhalten. Diese gelten unabhängig davon, welches Recht grundsätzlich auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist. Ziel ist es, dass entsandte Arbeitnehmer nicht schlechter gestellt werden als vergleichbare Arbeitnehmer in Österreich.

Rechtsgrundlage sind insbesondere die Vorgaben der Entsenderichtlinie 96/71/EG, inkl. deren Änderung durch die Richtlinie 2018/957, sowie deren Umsetzung im österreichischen Recht, vor allem im Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, LSD – BG.

Zu den zentralen Mindestbedingungen gehören:

Diese Vorgaben gelten bereits ab dem ersten Einsatztag in Österreich. Bei einer längeren Entsendung erweitert sich der Anwendungsbereich jedoch. Selbst wenn ein Arbeitnehmer nur wenige Tage in Österreich tätig ist, muss er mindestens nach österreichischem Standard bezahlt werden.

Sanktionen bei Unterentlohnung nach § 29 LSD-BG

Unternehmen müssen sicherstellen, dass entsandte Arbeitnehmer mindestens nach österreichischem Recht und Kollektivvertrag entlohnt werden.

Ein Verstoß liegt insbesondere vor, wenn:

Die Sanktionen sind besonders streng und richten sich nach der Höhe der Unterentlohnung:

Wichtig ist: Auch bei mehreren betroffenen Arbeitnehmern liegt rechtlich nur eine Verwaltungsübertretung vor, die jedoch zu sehr hohen Strafbeträgen führen kann.

Eine Strafmilderung oder ein Entfall der Strafe ist möglich, wenn:

Für Unternehmen zählt dieser Bereich zu den größten Risiken, da bereits kleine Fehler bei der Einstufung oder der Berechnung zu massiven finanziellen Folgen führen können.

Meldepflichten gegenüber österreichischen Behörden
nach § 19 LSD-BG

Eine der wichtigsten Pflichten bei der Entsendung ist die ordnungsgemäße Meldung an die österreichischen Behörden. Unternehmen müssen jede Entsendung vor Beginn der Tätigkeit anzeigen. Diese Pflicht trifft alle Unternehmen mit Sitz im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz, die Arbeitnehmer nach Österreich entsenden. Die Meldung erfolgt über die Zentrale Koordinationsstelle – ZKO und muss elektronisch eingebracht werden.

Dabei sind insbesondere folgende Formulare zu verwenden:

Die Meldung umfasst alle wesentlichen Informationen, insbesondere zu:

Sobald ein ausländisches Unternehmen in Österreich tätig wird und eigene Arbeitnehmer einsetzt, greifen die österreichischen Meldevorschriften – unabhängig davon, wie kurz der Einsatz dauert.

Rechtsanwalt Peter Harlander Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Wer diese Pflichten nicht einhält, riskiert erhebliche Verwaltungsstrafen und zusätzliche Kosten. In der Praxis zählt die Meldepflicht zu den häufigsten Fehlerquellen, obwohl sie relativ einfach umzusetzen ist.“

Änderungsmeldung, Rahmenmeldung und Sammelmeldung

Nach der ersten Meldung endet die Pflicht nicht. Unternehmen müssen während der gesamten Entsendung darauf achten, dass alle Angaben aktuell und korrekt bleiben. Sobald sich etwas ändert, besteht eine unverzügliche Meldepflicht.

Typische Änderungen betreffen etwa die Einsatzdauer, den Arbeitsort oder die eingesetzten Arbeitnehmer. In solchen Fällen ist eine Änderungsmeldung erforderlich, damit die Behörden jederzeit den tatsächlichen Stand nachvollziehen können.

Zusätzlich gibt es vereinfachte Meldemöglichkeiten für wiederkehrende Einsätze:

Diese Modelle erleichtern die Praxis, ersetzen aber nicht die Pflicht zur vollständigen und korrekten Angabe aller Daten. Fehler oder Auslassungen führen schnell zu rechtlichen Problemen und Mehrkosten.

Kostenfolgen bei verspäteter oder unterlassener Meldung

Fehler bei der Meldung zählen zu den teuersten Risiken bei einer Entsendung nach Österreich. Unternehmen unterschätzen oft, dass bereits formale Verstöße unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer zu empfindlichen Strafen führen können.

Die gesetzliche Grundlage sieht klare Konsequenzen vor: Wer die Meldung nicht, verspätet oder unvollständig abgibt oder unrichtige Angaben macht, begeht eine Verwaltungsübertretung. Dasselbe gilt, wenn erforderliche Unterlagen nicht bereitgehalten oder nicht zugänglich gemacht werden.

Typische Verstöße sind:

Die finanziellen Folgen sind erheblich:

Bei mehreren betroffenen Arbeitnehmern wird die Tat als eine einzige Verwaltungsübertretung gewertet, was jedoch nichts an der Höhe der möglichen Strafe ändert.

Langzeitentsendung

Von einer Langzeitentsendung spricht man, wenn die Entsendung länger als 12 Monate dauert. In diesem Fall gelten erweiterte arbeitsrechtliche Vorschriften in Österreich.

Grundsätzlich gilt bei kürzeren Entsendungen nur ein Kernbereich des österreichischen Arbeitsrechts, etwa zum Mindestlohn, Arbeitszeit und Arbeitnehmerschutz. Überschreitet die Entsendung jedoch die 12-Monats-Grenze, kommt ein deutlich größerer Teil des österreichischen Arbeitsrechts zur Anwendung, sofern dieser für den Arbeitnehmer günstiger ist.

Nicht zur Anwendung kommen weiterhin:

Die Frist von 12 Monaten kann unter bestimmten Voraussetzungen auf 18 Monate verlängert werden, wenn der Arbeitgeber eine begründete Mitteilung abgibt.

Für Unternehmen bedeutet eine Langzeitentsendung:

Rechtsanwalt Peter Harlander Peter Harlander
Harlander & Partner Rechtsanwälte „Wird diese Grenze nicht beachtet, drohen Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften sowie zusätzliche Kosten und rechtliche Risiken.“
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Sozialversicherungspflicht bei Entsendungen nach Österreich

Bei Entsendungen stellt sich die Frage, in welchem Staat die Sozialversicherungspflicht besteht. Grundsätzlich gilt das Beschäftigungslandprinzip, wonach Arbeitnehmer im Staat der tatsächlichen Tätigkeit versichert sind.

Für Entsendungen besteht jedoch eine wichtige Ausnahme. Arbeitnehmer können weiterhin im Entsendestaat sozialversichert bleiben, wenn die Tätigkeit in Österreich nur vorübergehend erfolgt und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Als vorübergehend gilt eine Entsendung in der Regel, wenn sie von vornherein auf maximal 24 Monate begrenzt ist. Diese Grenze ergibt sich aus den europäischen Vorschriften zur Koordinierung der sozialen Sicherheit. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Verlängerung erfolgen, diese erfordert jedoch eine gesonderte Vereinbarung zwischen den beteiligten Staaten.

Wesentliche Grundsätze sind:

Nach Ablauf der 24 Monate endet die Möglichkeit, im Entsendestaat sozialversichert zu bleiben. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt in der Regel das Beschäftigungslandprinzip greift.

Erforderliche Unterlagen am Arbeitsort

Während der Entsendung müssen bestimmte Unterlagen direkt am Arbeitsort in Österreich verfügbar sein. Diese Pflicht dient dazu, dass Kontrollbehörden jederzeit überprüfen können, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Die Unterlagen müssen entweder in Papierform vorliegen oder elektronisch unmittelbar zugänglich sein. Verantwortlich dafür ist in der Regel der Arbeitgeber.

Zu den wichtigsten Unterlagen gehören:

Bei kurzfristigen Einsätzen von bis zu 48 Stunden reduziert sich der Umfang der erforderlichen Unterlagen. Dennoch müssen zumindest die zentralen Nachweise vorhanden sein.

Wer diese Verpflichtung nicht erfüllt, begeht eine Verwaltungsübertretung. Die Folgen sind:

Ihre Vorteile mit anwaltlicher Unterstützung

Eine Entsendung nach Österreich wirkt auf den ersten Blick unkompliziert, führt in der Praxis jedoch schnell zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken. Gerade weil mehrere Rechtsbereiche gleichzeitig greifen, entstehen häufig Fehler bei Meldungen, Lohnabrechnung oder Sozialversicherung. Eine anwaltliche Begleitung sorgt dafür, dass Sie von Anfang an rechtssicher handeln und unnötige Kosten vermeiden.

Ein erfahrener Rechtsanwalt prüft Ihre konkrete Entsendung und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, ohne dass Sie sich selbst durch komplexe Vorschriften arbeiten müssen. Gleichzeitig erkennen Sie frühzeitig, welche Kosten tatsächlich entstehen und wo Einsparpotenziale bestehen.

Ihre konkreten Vorteile:

Rechtsanwalt Sebastian Riedlmair Sebastian Riedlmair
Harlander & Partner Rechtsanwälte „So behalten Sie die Kontrolle über Recht, Zeit und Budget und vermeiden typische Fehler, die in der Praxis oft teuer werden.“
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Häufig gestellte Fragen – FAQ

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