Bir GmbH’nin şirket sözleşmesine ek protokol
Bir GmbH’nin şirket sözleşmesine ek protokol
Bir GmbH’nin şirket sözleşmesine ek protokol, kuruluş belgesinin imzalanması ile GmbH’nin ticaret siciline tescili arasındaki dönemde şirket sözleşmesinin resmî bir tamamlanması veya değiştirilmesidir. Bu aşamada hukuken henüz kurulmuş bir GmbH mevcut değildir; bunun yerine, taraflar arasındaki sözleşmesel temel vardır. Bu nedenle kuruluş aşamasındaki değişiklikler, sonraki esas sözleşme değişiklikleri gibi yalnızca bir çoğunluk kararıyla yapılamaz. Uygulamada bu değişiklikler, ilerideki GmbH’nin kurumsal karar mekanizmaları henüz devreye girmediğinden, kural olarak ancak tüm ortakların mutabakatıyla yapılır. Bu tür değişiklikler, şirket sözleşmesinin kendisi de bu sıkı şekle tabi olduğundan ve ticaret sicili süreci bu belgelere dayandığından, noterlik işlemi (Notariatsakt) şeklinde düzenlenir. Hukuki dayanaklar başta GmbH Kanunu ile Ticaret Sicili Kanununda yer alır.
Bir GmbH kuruluşuna ilişkin ek protokol ile, ticaret siciline tescilden önce şirket sözleşmesinin uyarlanması anlaşılır; bu uyarlama kural olarak yalnızca tüm ortakların mutabakatıyla yapılır ve GmbH hukuken ancak tescille doğduğundan noterlik işlemi (Notariatsakt) şeklinde gerçekleştirilir.
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Özellikle tescilden önce, bir GmbH’de yapılacak değişikliklerin son derece titiz şekilde uygulanması gerekir.“
Tescilden önce yapılan değişikliklerin sonuçları
Ticaret siciline tescilden önce GmbH, hukuken çoğu zaman hafife alınan özel bir geçiş aşamasındadır. Bu aşamada şirket, bağımsız bir tüzel kişi olarak henüz mevcut değildir. Bu durum, planlanan her değişikliği doğrudan etkiler.
Dolayısıyla henüz “gerçek” bir şirket yoktur; yalnızca ortaklar arasındaki bir anlaşma vardır. Tescilden önce GmbH adına işlem yapan kişi, kural olarak şahsen sorumludur.
Bu somut olarak şu anlama gelir:
- Çoğunluk kararları mümkün değildir
- Şirket organları kuruluş için atanabilse de, tam işlevleri ancak tescilden sonra devreye girer
- Her değişiklik tüm ortakları doğrudan ve şahsen etkiler
Uygulamada sık yapılan bir hata, kurucuların iç mutabakatların yeterli olacağını düşünmesidir. Ancak şekle uygun bir ek protokol olmadan değişiklik geçersizdir. Bu durum daha sonra, örneğin tescil sırasında veya uyuşmazlıklarda, ciddi sorunlara yol açabilir.
İlk şirket sözleşmesinden ayrımı
İlk şirket sözleşmesi, GmbH kuruluşunun hukuki temelini oluşturur. Bir kez hazırlanır ve örneğin ticaret unvanı, merkez, paylar ve sermaye taahhütleri gibi en önemli esasları belirler.
Ek protokol bundan belirgin şekilde ayrılır. Şirket sözleşmesi temeli oluştururken, ek protokol kuruluş sürecindeki sonradan yapılacak uyarlamaları hukuken güvenli biçimde hayata geçirmek için kullanılır.
Temel fark zamanlama ve amaçtadır:
- Şirket sözleşmesi kuruluşun hukuki temelini belirler
- Ek protokol tescilden önce bu temeli değiştirir veya tamamlar
İçerik bakımından ikisi örtüşebilir. Ancak belirleyici olan işlevdir; çünkü ek protokol yeni bir belge değil, mevcut sözleşmenin genişletilmesi veya düzeltilmesidir.
Ek protokol şirket sözleşmesinin yerine geçmez; onun bir parçası olur. Bu nedenle taraflar her iki belgeyi birlikte değerlendirir, çünkü birlikte sonraki tescilin temelini oluştururlar.
Tescilden sonraki değişikliklerden ayrımı
GmbH ticaret siciline tescil edildiği anda bağımsız bir tüzel kişi olarak doğar ve kendi adına işlem yapar. Böylece karar alma mekanizmaları da değişir.
Tescilden önce değişiklikler uygulamada yalnızca tarafların mutabakatıyla yapılır. Tescilden sonra GmbH’nin karar alma kuralları geçerlidir. Şirket sözleşmesi değişiklikleri genel kurul tarafından yapılır; gerekli çoğunluk ise kanuna ve şirket sözleşmesine göre belirlenir.
Ancak şekil şartı değişmeden sıkı kalır. Şirket sözleşmesi değişiklikleri noter tarafından tasdik edilmelidir ve ancak tescille yürürlüğe girer.
Bu farklara dikkat etmeyenler, geçersiz kararlar ve ticaret sicili sürecinde gecikmeler riskini göze alır.
Geçerli bir ek protokol için şartlar
GmbH kuruluşuna ilişkin bir ek protokol, ancak açık hukuki şartlara uyulması hâlinde geçerlidir. Bu gereklilikler sıkıdır; çünkü şirket hâlâ kuruluş aşamasındadır.
Bu erken aşamada değişiklikler uygulamada kural olarak ancak mutabakatla hayata geçirilebilir. Henüz resmî bir şirket olmadığından kimse çoğunlukla bertaraf edilemez. Her bir taraf değişikliği aktif olarak desteklemelidir.
Ek protokol noterlik işlemi (Notariatsakt) olarak düzenlenmelidir. Bu, noterin içeriği tasdik etmesi ve tarafların kimliğini doğrulaması anlamına gelir. Bu şekil olmadan ek protokol hukuken geçersizdir.
Temel şartlar şu şekilde özetlenebilir:
- Tüm tarafların mutabakatla katılımı
- Noterlik şeklinde düzenlenmesi
- Değişikliğin açık ve kesin biçimde düzenlenmesi
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Herkes aynı fikirde olsa bile, basit bir yazılı anlaşma yeterli değildir. Özellikle tescilden önce küçük şekil hataları hızla büyük sorunlara yol açar. “
Kuruluş aşamasındaki tipik değişiklikler
Kuruluş sürecinde, ilk planların uyarlanması sık görülür. Ek protokol tam da bu tür değişiklikleri GmbH doğmadan önce hukuken güvenli şekilde hayata geçirmek için kullanılır.
Tipik uyarlamalar özellikle şirketin yapısını ilgilendirir. Özellikle yaygın olanlar şunlardır:
- Ortaklık oranlarındaki değişiklikler
- Sermaye taahhütlerinin uyarlanması
- Bazı sözleşme hükümlerinin tamamlanması
Burada önemli olan şudur: Her değişiklik doğrudan şirket sözleşmesine müdahale eder. Bu nedenle, ileride yorum sorunları yaşanmaması için tam ve açık şekilde kaleme alınmalıdır.
Özenle hazırlanmış bir ek protokol, ilerideki GmbH’nin en baştan sağlam bir hukuki temele dayanmasını sağlar.
Uygulamadan bir örnek:
İki kurucu başlangıçta her birinin %50 paya sahip olacağını kararlaştırır. Tescilden kısa süre önce üçüncü bir yatırımcının alınması planlanır. Bunun için e-posta ile yapılan basit bir anlaşma yeterli değildir. Taraflar değişikliği, şirket sözleşmesine ilişkin noterden düzenlenmiş bir ek protokolde usulüne uygun şekilde kayda geçirmeli ve ticaret sicili için belgeleri buna göre uyarlamalıdır. Bu doğru yapılmazsa, hukuken başlangıçtaki ortaklık oranı geçerli kalır.
Tescilden önce ortak değişikliği
Tescilden önce ortak değişikliği hukuken özellikle hassas bir durumdur. Birçok kişi payların kolayca devredilebileceğini varsayar. Oysa gerçekte bu, şirket sözleşmesinde bir değişiklik niteliğindedir.
GmbH henüz mevcut olmadığından, klasik anlamda henüz “hazır” şirket payları yoktur. Bunun yerine ortaklar doğrudan kuruluş sözleşmesinin tarafıdır.
Tescilden önce ortak değişikliği uygulamada çoğu kez, noterden düzenlenen şirket sözleşmesine ek protokol ile gerçekleştirilir. Bu da yine tüm şartları karşılamalıdır.
Uygulamada bu şu anlama gelir:
- Mevcut tüm ortaklar onay vermelidir
- Gelecekteki GmbH’ye kimin ortak olacağı değişir
- Tüm süreç noter tarafından tasdik edilmelidir
Burada hata yapanlar, ortak değişikliğinin hukuken tanınmaması riskini alır. Bu durum daha sonra, örneğin tescil sırasında veya payların dağıtımında, ciddi ihtilaflara yol açabilir.
Mevcut ortaklar için koruma işlevi
Kuruluş aşamasındaki sıkı kuralların açık bir amacı vardır: tüm ilgili ortakların korunması. Her bir kişi, gelecekteki GmbH’nin nasıl şekillendirileceği üzerinde etkisini korumalıdır.
Şirket henüz doğmadığından, ortaklar tüm riski şahsen üstlenir. Bu nedenle, onayları olmadan hiçbir değişikliğin yapılamaması belirleyicidir.
Koruma işlevi özellikle şu noktalarda açıkça görülür:
- Hiçbir ortak devre dışı bırakılamaz
- Önemli değişiklikler tescilden önce kural olarak yalnızca mutabakatla yapılabilir
- Yeni taraflar ancak mevcut tüm tarafların onayıyla kabul edilebilir
Peter HarlanderHarlander & Partner Rechtsanwälte „Bu düzenleme, bazı kişilerin şirket yapısını tek taraflı olarak değiştirmesini engeller. Özellikle finansal konular veya güç dengeleri açısından bu büyük önem taşır. “
Şekil şartları ve hataların hukuki sonuçları
Ek protokolde şekil merkezi bir rol oynar. Kanun, manipülasyonları ve belirsizlikleri önlemek için açık ve sıkı bir noterlik şekli öngörür.
Sık yapılan bir yanılgı, basit yazılı anlaşmaların yeterli olduğudur. Oysa geçerli olan şudur: Noterlik işlemi (Notariatsakt) olmadan ek protokol geçerli değildir.
En önemli gereklilikler şunlardır:
- Ek protokolün noter tarafından tasdik edilmesi
- Tüm değişikliklerin açık şekilde belgelenmesi
- Tüm ortakların katılımı
Bu kurallara uyulmaması hâlinde ciddi sonuçlar doğabilir. Ek protokoldeki bir şekil hatası kural olarak geçersizdir. Bu durumda çoğu kez önceki düzenleme geçerli kalır ve gecikmeler yaşanabilir.
Bunun somut sonuçları şunlar olabilir:
- Değişiklik ticaret siciline tescil edilmez
- İlk düzenleme yürürlükte kalır
- Ortaklar arasında uyuşmazlıklar çıkar
Bazı durumlarda bir hata daha sonra, örneğin doğru bir tescille giderilebilir. Ancak buna güvenilmemelidir.
Avukatlık Desteğiyle Avantajlarınız
GmbH kuruluşuna ilişkin bir ek protokol ilk bakışta çoğu zaman basit görünür. Ancak uygulamada küçük hataların büyük hukuki sonuçlar doğurabileceği hızla ortaya çıkar. Özellikle kuruluş aşamasında özenli ifadeler ve doğru süreçler belirleyicidir.
Bir avukat, tüm değişikliklerin hukuken güvenli şekilde uygulanmasını sağlar ve daha sonra tescilde veya ortaklar arasında sorun çıkmasını önler. Böylece gereksiz gecikmeleri ve maliyetli düzeltmeleri önlersiniz.
Özellikle erken aşamada eşlik edilmesi önemlidir; çünkü birçok risk, uzman olmayan kişiler tarafından fark edilemez. Profesyonel bir inceleme, tüm tarafların korunmasını ve şirketin sağlam bir temelde kurulmasını sağlar.
Somut avantajlarınız:
- Şekil hatası olmadan ek protokolün hukuken güvenli şekilde hazırlanması
- Sonradan çıkabilecek uyuşmazlıkları önlemek için açık düzenlemeler
- Daha hızlı ve sorunsuz ticaret sicili tescili
Sebastian RiedlmairHarlander & Partner Rechtsanwälte „Bu nedenle, özenle kaleme alınmış ve usulüne uygun şekilde tasdik edilmiş bir ek protokol, en baştan hukuki güvenliği sağlamak için belirleyicidir.“
